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研发卷烟厂知识成果应用系统
广东中烟集知QC小组
日期: 2019年05月01日 来源: 东方烟草报

  课题背景

  企业知识内容广泛,涵盖企业各方面的资讯、资料和经验。行业企业经过不懈努力完成的创新项目,如QC课题、精益六西格玛项目、精益专题等,凝聚了企业上下的管理智慧与知识技术创新。2017年全国烟草行业企业管理现场会提出,要大力推广行业最佳实践。2017年,广东中烟工业有限责任公司提出,建立以成果应用为导向的机制,突破阻碍成果转化应用的各种制约因素,建立成果信息共享机制。

  可见,围绕行业企业的迫切需求展开知识管理工作,发挥知识管理的效力,通过分享学习推广应用一系列优秀成果,令其价值得到最大化发挥,是企业管理的重要课题。

  集知QC小组是由广东中烟企业管理部与广州卷烟厂办公室、储运科、动力车间等部门的QC活动推进者、活动骨干、技术人员组建的活动团队。2017年3月,集知QC小组围绕广州卷烟厂知识管理展开攻关。

  原因分析

  现阶段企业重点应用的知识成果主要包括QC成果、A3报告、OPL课件等改善案例及管理创新项目成果。

  小组分析2013~2016年广州卷烟厂QC成果、A3报告等改善知识案例的应用推广情况发现,QC成果、A3报告年平均转化率分别为2.0%、3.8%,推广转化率较低。小组针对知识成果转化的上一程序步骤进行分析,发现2013~2016年广州卷烟厂QC成果、A3报告年平均利用率分别为16.96%、14.89%,知识利用程度较低。追本溯源,针对转化率及利用率双低的现状,小组进一步从供给侧和需求侧两方面去探究现有知识库的适用性。

  小组对近年来QC成果、A3报告进行知识适用性分析。按照朱兰质量设计模型,评价产品适用性可以采用VOC(客户声音)法。根据VOC法流程,小组抽样调查广州卷烟厂5个基层班组合计136名员工,为每位员工发放岗位相关的6个典型知识案例,并针对每个知识案例进行适用性分析,共收到“有效”评价合计6528条。经分析,广州卷烟厂现有知识案例各评价维度的适用性评价结果为“非常强”及“强”的占比均超过80%。从供给侧来看,知识库现有案例是符合使用要求的。

  小组抽样调查250名不同岗位的员工,询问员工对现有知识库的了解程度。经分析,“不了解知识文档查找方式”的员工占34%,“知道查找方式但现实存在困难”的员工占59.6%。小组进一步分析“知道查找方式但现实存在困难”中的具体困难,发现81.21%的岗位员工认为借鉴知识案例时查找时间长。经分析发现,“寻找储存参考知识的文档”“寻找文档中有价值的知识”是造成知识查找耗时长的主要症结。

  知识查找困难、知识利用率低的现状,一方面会影响员工参与知识管理工作的积极性,另一方面会造成课题的重复开发,降低利用效率。

  广州卷烟厂现行的知识成果应用方式重在成果文档的分类保存,但作为一种管理方法交付不同现场的员工使用时,存在工具、手段方面的缺失,影响知识本身推广应用的良性循环,因此,小组提出两个改善方案:改进现行知识管理方式、研发新型知识成果应用系统。

  对策措施

  小组改进现行知识管理方式后发现,知识查找耗时由100分钟减少到94分钟,但由于在成果文档中寻找有价值知识的难度依然没有降低,改善后知识查找耗时并没有明显缩短。因此,小组确定采用研发新型知识成果应用系统的方案。

  小组根据需求分析,认为缩短知识查找时间最关键的一点是完成知识成果应用系统的搭建工作。因此,小组召开头脑风暴法会议,围绕这个问题进行讨论,并运用亲和图提出了知识成果应用系统的三种主要类型,分别是:资源共享式、内容分发式、订阅导航式。通过分析不同方案的原理、推荐准确率、有效查找时间、初用者平均用时、开发时间等因素,小组确定开发内容分发式知识成果应用系统,并先后完成了功能设计、交互设计、开发设计、视觉设计。

  项目成效

  知识成果应用系统上线后,员工查找知识案例时无需翻查纸质资料,在生产现场直接用手机对设备自带二维码进行扫码,即可进入系统寻找有效目标知识,单次查找知识耗时由100分钟缩短到16.4分钟。系统应用后,广州卷烟厂QC成果利用率由16.96%提升到78.70%,A3报告利用率由14.89%提升到77.54%。

 
 
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网络责任编辑: 刘鑫坤 收藏 打印 关闭
 
 
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